Foco e produtividade l Primeiro o mais importante!
05 Junho, 2017
Primeiro o mais importante!
Tarefas importantes estão diretamente ligadas aos objetivos.
Uma pergunta frequente que as pessoas me fazem depois de organizarem as listas de tarefas é: Tá legal, agora tá tudo organizado, mas o que eu faço primeiro?
Nossa colega Marisa, quando se deparou com o tamanho da lista de tarefas, imediatamente desanimou. Como pedi que ela estimasse o tempo de execução de cada uma ela calculou o tempo total que levaria para acabar com todas as tarefas, ou seja "limpar" toda a lista.
O primeiro ponto é que a lista não deve ser vista assim, ela não existe para ser extinta, ela existe para nos ajudar a organizar a entrada de novas tarefas e somente isto. A escolha de qual farei primeiro deve seguir um critério rígido de conexão das tarefas com os objetivos que tenho definido.
Pedi a Marisa que tivesse seus objetivos em mãos e identificasse as tarefas que tinham alguma ligação com algum dos objetivos. Feito isso ela separou estas tarefas e as priorizou. Em seguida ela levou para a agenda as tarefas que além de importantes tinham algum dead line de execução. Lembre também de agendar os momentos de preparação e de avaliação de resultados.
A lógica deste sistema de pensamento é que se a tarefa que está ligada a um objetivo for realizada o objetivo irá se concretizar e é por isso que são estas tarefas que devem ser priorizadas.
E as demais tarefas?
Elas devem ser feitas quando há espaços propícios, devem ser delegadas, fatiadas e feitas aos poucos ou simplesmente serem deixadas de lado para se ver o que acontece. E note que não é raro ver uma atividade que provocou enorme ansiedade, ao ser deixada de lado se mostrar inofensiva com o tempo e sem função importante no seu trabalho e em seus resultados.
Marisa conta que fez um movimento radical. Identificou as atividades importantes e priorizou na agenda e nas listas de tarefas do dia. Assim ela garantiu espaço para cumprir com seus objetivos. O interessante é que ela notou que não teve mais a sensação de "ter trabalhado muito e não ter feito nada".
Esta sensação ocorre quando você trabalha apenas em atividades circunstanciais, ou seja, que não são importantes e, portanto, não ajudam no cumprimento de seus objetivos.
Lembre-se que no final do ano seu chefe irá lhe cobrar os resultados e não a quantidade de trabalho que você teve. Por isso é preciso por inteligência no processo e trabalhar em direção aos objetivos.
Uma dica é você colocar cada objetivo em uma folha de papel e transferir para lá as tarefas que são parte de cada um, assim você tem uma forma visual de entender quais são as ações importantes.
As que sobrarem só se ocupe delas se tiver tempo. Repasse as a quem de direito, diga não, delegue ou fatie para ir fazendo nos pequenos tempos livres. Ninguém irá lhe cobrar por atividades que não levam a lugar nenhum.
Peraí! E as atividades que não são importantes e que se não são feitas geram um enorme desgaste? Estas devem vir antes das que não geram desgaste e se possível, depois dos importantes. Se o desgaste for muito grande, se livre dela rápido. Mas não trabalhe com a ideia de que toda tarefa não feita gerará desgastes, dada a experiência ruim vivida com uma apenas. Esta generalização irá brutalmente lhe tirar produtividade.
Agora é fazer como Marisa, trabalhar foco para poder produzir e é sobre isto que falarei no próximo post. E olha que existem aplicativos superdivertidos para ajudar a manter o foco. No próximo post vamos conversar sobre o Pomodoro.
Até lá!